請求代行サービスとは？代行可能業務・メリットデメリットや選び方を解説

企業間取引において、請求書の発行から代金回収まで一連の業務を効率化できる請求代行サービス。経理部門や営業部門の業務負担を大幅に軽減できるだけでなく、未回収リスクの低減にも貢献する便利なソリューションです。

具体的にどのような業務を任せられるのか、それぞれについて解説します。

請求代行サービスは、取引先ごとの請求金額を確定後、適切なフォーマットで請求書を作成し、メールや郵便、クラウドシステムなどで送付します。企業側は請求書作成に必要なデータを共有するだけで、後続の作業はすべてサービス側が担当します。

取引先によって請求書のフォーマットが異なる場合でも、それぞれの体裁に合わせた請求書を作成できます。また、PDFファイルをメール添付で送信するなど、取引先の要望に応じて柔軟な対応が可能です。

2023年10月からスタートした適格請求書等保存方式（インボイス制度）への対応も重要なポイントです。この制度では、適格請求書発行事業者は、取引先の求めに応じて適格請求書（インボイス）を発行し、法定期間まで適切に保存する必要があります。

請求代行サービスを利用することで、従来の請求書よりも記載項目が多くなったインボイス制度にも適切に対応できます。

請求代行サービスの多くは、代金回収業務も代行し、未回収が発生した場合は全額を保証するサービスを提供しています。例えば、取引先が倒産して代金回収ができなくなった場合でも、入金予定額が確実に手元に入るため、キャッシュフローの安定化が図れます。

サービスによっては、取引先の与信審査を通過した案件について、100%の入金保証を提供するケースもあります。これにより、企業は売掛金の未回収リスクや支払い遅延のリスクを軽減でき、安定した事業運営が可能になります。

また、代金回収業務を外部委託することで、自社の経理担当者や営業担当者は本来の業務に集中できるようになります。特に営業担当者は、回収業務から解放されることで、新規開拓などの営業活動に注力できるようになり、事業成長にもつながります。

請求代行サービスの多くは、代金回収業務も代行し、未回収が発生した場合は全額を保証するサービスを提供しています。例えば、取引先が倒産して代金回収ができなくなった場合でも、入金予定額が確実に手元に入るため、キャッシュフローの安定化が図れます。

サービスによっては、取引先の与信審査を通過した案件について、100%の入金保証を提供するケースもあります。これにより、企業は売掛金の未回収リスクや支払い遅延のリスクを軽減でき、安定した事業運営が可能になります。

また、代金回収業務を外部委託することで、自社の経理担当者や営業担当者は本来の業務に集中できるようになります。特に営業担当者は、回収業務から解放されることで、新規開拓などの営業活動に注力できるようになり、事業成長にもつながります。

支払期日を過ぎても入金がない場合の督促業務も代行サービスが担います。督促業務は担当者にとって精神的負担が大きい仕事ですが、専門のスタッフが適切なタイミングと方法で対応してくれます。

営業担当者が督促業務に時間を取られることなく、本来の営業活動に専念できる環境が整います。また、専門家による適切な督促により、取引先との良好な関係を維持しながら確実な回収を実現できます。

既存の取引先との取引額が増大する場合や、新規取引を開始する際には、取引先の支払い能力を確認する与信審査が必要です。しかし、この作業には多くの手間と時間がかかります。請求代行サービスは、企業に対する与信審査や管理、反社チェックなどの業務を一括して代行します。

与信審査は取引先との信用問題に深く関わるため、第三者である請求代行サービスに委託することで、より客観的な評価が可能になります。また、担当者の業務負担やストレスの軽減にもつながります。

さらに、請求代行サービスは豊富なデータと審査ノウハウを持っているため、より精度の高い与信判断が可能です。これにより、取引先の倒産や支払い遅延といったリスクを事前に把握し、適切な対応を取ることができます。

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請求代行サービスの導入により、企業は業務効率化から未回収リスク対策まで、幅広いメリットを享受できます。主なメリットとして、以下があります。

　●　担当者の負担を減らす
　●　請求業務のミスを防ぐ
　●　未回収リスクを抑える
　●　営業担当者が本来の業務に専念できる

より詳しい導入効果については、「BtoB後払い決済・請求代行が生み出すメリット」の資料で具体的な事例をご覧いただけます。

請求業務では、取引先や取引件数の増加に伴い、担当者の業務負荷が増大する傾向にあります。特に、請求書の作成から印刷、封入、発送、入金確認といった間接業務は、取引数に比例して煩雑化していきます。請求代行サービスを利用することで、これらの業務を一任でき、大幅な工数削減が可能となります
。
自社の担当者は請求関連データを作成するだけでよく、経理部門の負担軽減はもちろん、営業担当者も督促連絡から解放されます。これにより、本来のコア業務に集中できる環境が整い、業務効率化やクリエイティブな組織づくりにつながります。結果として、企業全体の生産性向上に寄与することが期待できます。

委託後は請求関連データの作成のみを行えばよく、従来かかっていた工数を大幅に削減できます。この業務効率化により、担当者はより創造的な業務に時間を使えるようになり、組織全体の生産性向上にもつながります。

少人数での手作業による請求業務では、入力ミスや誤送付といったヒューマンエラーが発生するリスクが常に存在します。特に消込ミスや確認ミスによって、入金済みの取引先に督促してしまうようなケースは、取引先との信頼関係を損なう重大な問題となりかねません。

請求代行サービスの利用により、こうしたヒューマンエラーによるトラブルを防止できます。システム化された正確な処理により、取引先への請求書送付から入金管理まで、ミスのない業務フローを実現できます。

請求代行サービスの多くは、未回収金の保証サービスを提供しています。この機能により、売掛金の未回収リスクや支払い遅延のリスクを大幅に軽減できます。

ただし、保証の適用には請求代行会社の審査に通過し、適切な債権と判断される必要があります。全ての未回収金が保証対象となるわけではありませんが、審査を通過した取引については確実な保証が得られるため、安定した事業運営が可能になります。

請求代行サービスの導入により、営業担当者は請求業務から解放され、本来のミッションである新規開拓や顧客深耕に注力できるようになります。従来は請求書の発行や入金確認、督促業務に時間を取られていた営業担当者も、より価値の高い営業活動に時間を投下できます。

これにより、営業部門全体の生産性が向上し、より多くの商談機会の創出や成約率の向上といった具体的な成果につながります。請求業務の効率化は、単なる業務改善に留まらず、事業成長の推進力となります。

請求代行サービスには多くのメリットがある一方で、導入・運用にあたって考慮すべき課題も存在します。サービス活用を検討する際は、以下のようなデメリットについても正確に理解し、自社の状況に照らし合わせて判断することが重要です。

請求代行サービスの利用には、初期導入費用に加えて取引手数料や代金回収の保証料、毎月の固定費などが継続的にかかります。取引規模や取引件数によっては、これらの手数料が大きな負担となる可能性があります。

そのため、導入前に自社の取引状況に基づいた費用対効果のシミュレーションが不可欠です。取引件数や請求金額の推移を見据えながら、最適なプランを選択することが重要です。

請求業務の全てを請求代行サービスに委託すると、自社内での請求業務に関するノウハウの蓄積が進まなくなります。この状況で、何らかの事情により委託を取りやめる必要が生じた場合、自社での対応が困難になるリスクがあります。

また、請求業務担当の人員を削減してしまうと、社内での請求業務の対応力が低下し、将来的な人材育成にも支障をきたす可能性があります。

完全委託ではなく、一部の業務は自社で継続するなど、バランスの取れた運用体制の構築が求められます。

請求代行サービスの導入には、新たな業務フローの確立や社内ルールの策定が必要です。関係部署への周知や従業員教育、場合によっては社内セミナーや研修の実施など、運用の定着までには相応の時間と労力が必要となります。

システムの導入だけでなく、請求業務に携わる従業員がサービスの内容を十分に理解し、新しい運用ルールに沿って業務を遂行できるようになるまでの準備期間を考慮する必要があります。スムーズな導入のためには、段階的な移行計画の策定と丁寧な社内コミュニケーションが欠かせないでしょう。

取引先数や取引件数が多く、請求業務の担当者の負担が大きい企業では、請求代行サービスの導入効果が特に高くなります。毎月大量の請求書作成や発送、入金管理に時間を取られている状況から解放され、本来注力すべき業務にリソースを振り向けられるようになります。

未回収リスクの回避を重視する企業にとっても、請求代行サービスは強力なソリューションとなります。代金の未回収が発生した場合でも保証サービスを受けられる代行会社を選択することで、安定した事業運営が可能になります。不安を抱えることなく、新規取引先の開拓や取引規模の拡大に踏み切れるようになります。

請求代行サービスを導入したことによる具体的な導入効果については、「セゾンインボイス効果別導入事例集」で、業界別の詳細な事例をご覧いただけます。

請求代行サービスを選ぶ際には、自社のニーズに合った最適なサービスを見極めることが重要です。
主な比較ポイントとして、以下の項目があります。

　●　手数料などのコスト
　●　サービス内容
　●　決済手段の選択肢の広さ
　●　回収保証の有無

以降では、それぞれの項目について解説します。

請求代行サービスの料金体系は、初期導入費用と月額固定費用、そして取引手数料や保証料など、複数の要素で構成されています。初期費用と月額固定費用が高く取引手数料が低いサービスもあれば、その逆のケースもあります。

取引件数が多い企業は固定費が高くても取引手数料が低いプランを、取引件数が少ない企業は初期費用や月額費用が安いプランを選択すると、コストを最適化できます。また、取引手数料は固定料金制と従量課金制があるため、取引規模に応じて適切な料金体系を選びましょう。

請求代行サービスは、入金管理や消込処理を代行する会社や、代金回収業務まで一括して請け負う会社など、提供内容はさまざまです。自社の請求業務における課題や負担が大きい作業を洗い出し、それらに対応できるサービスを選択することが重要です。

まずは自社の請求業務で特に負担が大きい作業や課題を明確にし、それらを効果的に解決できるサービスを探しましょう。提供される機能やカスタマイズ性、サポート体制なども重要な判断材料となります。

請求代行サービスに決済代行も依頼する場合は、対応している決済手段の幅広さを確認する必要があります。決済方法が限られていると、取引先の要望に応えられず、顧客満足度の低下を招く可能性があります。

決済手段の選択肢が豊富なサービスを選ぶことで、取引先の利便性が向上し、結果として自社のサービスが継続的に選ばれる要因となります。取引先のニーズに合わせた柔軟な対応が可能となり、取引関係の強化にもつながります。

未回収代金の保証サービスの有無は、請求代行サービスを選ぶ上で重要なポイントです。多くのサービスは未回収代金の保証を提供していますが、中には選択制となっているケースもあるため、自社の与信管理体制に応じて選択する必要があります。

また、保証が付いている場合でも、その範囲が限定されているケースがあります。回収保証の適用範囲や条件を詳細に確認し、各サービスの未回収リスクへの対応方針を把握することが大切です。

2023年10月からスタートした適格請求書等保存方式（インボイス制度）により、事業者の請求業務はより複雑化しています。

この制度は、買い手企業が消費税の仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書（インボイス）の発行と保管について定めたものです。

適格請求書発行事業者には、取引先からの要求に応じてインボイスを発行し、その控えを法定期間にわたって適切に保存する義務が生じます。従来の請求書と比べて記載項目が増えたことで、請求業務担当者の負担は更に増大しています。

このような状況下で、請求代行サービスの活用は効果的な解決策となります。専門のサービスを利用することで、インボイス制度に完全準拠した請求書の作成から保管まで、確実な対応が可能になり、担当者は複雑な要件への対応に時間を取られることなく、より重要な業務に注力できるようになります。

企業間取引における請求業務の効率化と資金繰りの改善を同時に実現できるセゾンインボイスは、BtoB向け後払い決済・請求代行サービスとしておすすめです。請求から回収業務の督促まですべてを委託でき、毎月の請求業務を最短15分まで短縮できる画期的なソリューションです。



企業の請求・回収業務における課題を包括的に解決するセゾンインボイスは、高い信頼性と審査ノウハウを持つクレディセゾンによって提供されています。顧客情報と取引内容をWeb画面から入力するだけで、与信審査から請求書作成・発行、入金確認、督促までのすべての業務を代行します。

取引先の未払いリスクにも万全の対策を備えており、与信枠内の取引であれば未払いが発生しても全額が保証されます。これにより、取引先の経営状況に左右されることなく、安定した事業運営が可能になります。

さらに、売掛金の回収期間を大幅に短縮できる点も大きな特徴です。取引内容の登録後、最短で翌日には入金される仕組みにより、運転資金の確保がスピーディーに行えます。早期の資金需要に対応でき、事業拡大のための投資機会も逃しません。

月額固定費は0円、手数料率は業界最低水準の1.5～5.5%と、コストパフォーマンスにも優れています。実際に導入した企業からは、請求業務の効率化による人的リソースの最適化や、キャッシュフロー改善による事業拡大の実現など、具体的な成果が報告されています。
請求業務の効率化と資金繰りの改善をお考えの方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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